Priser, prismodeller og lønregler 2026
Hvad koster et lønsystem? Prisfaktorer, prismodeller og regler i 2026
Overblik over prisen på lønsystemer, lønbureauer og HR-software for danske SMV'er – prismodeller, skjulte gebyrer, lovkrav og hvordan du sammenligner tilbud.
Et lønsystem til en dansk SMV koster typisk en pris pr. medarbejder eller pr. lønseddel pr. måned plus et grundgebyr, og hertil kommer moduler som tidsregistrering, HR og fravær. Et lønbureau koster mere pr. lønseddel, fordi bureauet også gør arbejdet. Den reelle pris afhænger mindst lige så meget af jeres lønformer, overenskomster og egen tid som af listeprisen. Som illustrativt eksempel koster 15 ansatte à 40–90 kr. pr. måned plus 6.000 kr. i faste gebyrer 13.200–22.200 kr. om året ekskl. moms. Denne guide giver dig overblikket og linker til alle detaljerne i kategorien.
Alle beløb på siden er illustrative eksempler, ikke leverandørpriser. Satser og frister er tjekket på officielle kilder pr. oktober 2026.
De fem ting, der bestemmer prisen
| Prisfaktor | Hvorfor den betyder noget | Spørgsmål til leverandøren |
|---|---|---|
| Antal lønmodtagere | Den mest almindelige afregningsenhed | Tæller fratrådte og sæsonansatte med i den måned, de får løn? |
| Lønperioder | 14-dages løn giver dobbelt så mange lønsedler som månedsløn | Er prisen pr. lønseddel eller pr. medarbejder? |
| Moduler | Tidsregistrering, HR, fravær, rejseafregning og vagtplan prissættes tit for sig | Hvilke moduler er inkluderet i grundpakken? |
| Service | Selv-kørsel, support eller fuld lønservice | Hvem retter fejl, og hvad koster en rettelseskørsel? |
| Kontrakt | Binding, årsbetaling og prisstigning ved fornyelse | Hvor meget må prisen stige, og med hvilket varsel? |
De tre første faktorer forklares i prismodeller: pr. medarbejder, pr. lønseddel og grundgebyr. Servicen er hovedforskellen i lønbureau eller lønsoftware. Kontraktvilkårene står i aftalevilkår: binding, dataeksport og ansvar.
Hvad et lønsystem skal kunne i Danmark
Et lønsystem er kun et reelt alternativ, hvis det håndterer de danske regler. Det er her, et billigt internationalt HR-værktøj kan blive dyrt, fordi I må løse resten manuelt.
| Lovkrav | Hvad systemet gør | Guide |
|---|---|---|
| A-skat og AM-bidrag (8 %) | Henter eSkattekort og beregner træk | A-skat, AM-bidrag og eIndkomst |
| eIndkomst | Indberetter løn og træk inden fristen | Samme guide |
| ATP og samlet betaling | Vælger sats efter timer og lønperiode | ATP og samlet betaling |
| Ferieloven | Optjening 2,08 dage pr. måned, ferietillæg, feriegodtgørelse, FerieKonto | Feriepenge og ferieloven |
| Sygedagpenge | Registrerer fravær og understøtter refusion via NemRefusion | Sygedagpenge og refusion |
| Tidsregistrering | Daglig arbejdstid for hver lønmodtager, gemt i 5 år | Tidsregistrering |
Illustrative prisspænd efter type løsning
Spændene nedenfor er ikke markedsdata. De er lavet for at vise, hvordan typerne adskiller sig, så du kan sætte dine egne tilbud ind i beregneren.
| Type | Illustrativt pr. medarbejder pr. måned | Typiske faste gebyrer | Jeres egen tid |
|---|---|---|---|
| Enkelt lønprogram | 20–60 kr. | Grundgebyr, evt. opstart | Høj: I taster og kontrollerer selv |
| Lønsystem med HR og tidsregistrering | 50–150 kr. | Grundgebyr, moduler | Mellem |
| Lønbureau med fuld service | 150–400 kr. | Opstart, evt. rådgivning | Lav: I leverer data |
Regneeksempel (illustrativt): En virksomhed med 15 funktionærer vælger et enkelt lønprogram. 15 × 12 = 180 medarbejdermåneder. Ved 40 kr. bliver det 7.200 kr., og ved 90 kr. 16.200 kr. Læg 6.000 kr. i grundgebyr og opstart til: 13.200–22.200 kr. om året ekskl. moms. Regn selv med prisberegneren.
Men husk den interne tid: Bruger bogholderen 4 timer pr. lønkørsel à 450 kr. (illustrativ timepris), er det 4 × 450 × 12 = 21.600 kr. om året – mere end selve abonnementet. Det er grunden til, at et lønbureau kan være billigere i alt, selv om prisen pr. lønseddel er højere.
Gebyrer, der ofte overses
- Rettelseskørsler: Skal en lønseddel laves om, kan det koste et ekstra gebyr.
- Ekstra lønkørsler: Fx en bonuskørsel eller en fratrædelse midt i måneden.
- Opstart og migrering: Overførsel af saldi for ferie, feriefridage og fritvalg.
- Moduler, der bliver nødvendige: Tidsregistrering er et lovkrav siden 1. juli 2024. Mangler den i grundpakken, er den en del af prisen.
- Årsopgørelser og særlige indberetninger: Spørg, om de er inkluderet.
- Prisstigning ved fornyelse: Regn den med i fornyelsesberegneren – og se årlig betaling, moms og prisstigning.
Sådan sammenligner du tilbud
- Skriv jeres lønprofil ned: antal ansatte, lønformer, overenskomster, antal lønkørsler pr. måned.
- Bed om tilbud på samme profil fra 2–3 typer løsninger.
- Omregn alle tilbud til pris pr. år og læg moduler og gebyrer til.
- Læg en timepris på jeres egen tid.
- Tjek lovkravene med tjeklisten.
- Læs kontrakten: binding, opsigelse, dataeksport og ansvar for fejl.
Gennemgangen trin for trin finder du i valg af lønsystem.
Moms, lønsumsafgift og fradrag
Priserne i tilbud er normalt ekskl. moms. Dansk moms er 25 %. Har virksomheden fuldt momsfradrag, er momsen ikke en reel udgift. Er virksomheden momsfritaget – fx inden for visse sundheds-, undervisnings- eller finansaktiviteter – kan den ikke trække momsen fra, og den betaler i stedet ofte lønsumsafgift af lønsummen m.v. Lønsumsafgiften har flere beregningsmetoder efter virksomhedstype, så tjek reglerne på skat.dk eller med revisor. Ved køb hos en udenlandsk leverandør gælder omvendt betalingspligt.
Ofte stillede spørgsmål
Er et gratis lønprogram en reel mulighed?
For meget små virksomheder kan en gratis startpakke dække behovet. Tjek, om eIndkomst, ATP, ferie og tidsregistrering er med, og hvad det koster, når I vokser ud af pakken.
Hvorfor er lønbureauer dyrere pr. lønseddel?
Fordi bureauet laver arbejdet, kontrollerer data og ofte står for indberetning og refusion. Sammenlign med værdien af jeres egen tid.
Kan vi bruge løn i vores økonomisystem?
Ja, mange økonomisystemer har et lønmodul eller en integreret lønpartner. Tjek, at ferieloven og eventuelle overenskomster håndteres fuldt ud. Se integrationer.
Hvornår skal vi få rådgivning?
Når I har flere overenskomster, ansatte i udlandet, aktieløn eller komplicerede fratrædelser. Revisor, arbejdsgiverorganisation eller lønbureau kan hjælpe.
Kilder
- Skattestyrelsen – skat.dk — A-skat, AM-bidrag, eIndkomst, moms og lønsumsafgift
- Virk.dk — ATP-satser, FerieKonto, NemRefusion og Lønmodtagernes Feriemidler
- Retsinformation — ferieloven, sygedagpengeloven og arbejdstidsloven
- Borger.dk — regler set fra medarbejderens side
