Regneeksempler, TCO og tjekliste
Integrationer til lønsystemet: økonomisystem, bank, NemKonto, pension og tidsregistrering
De integrationer et dansk lønsystem bør have: lønposteringer til bogføringen, bank eller NemKonto, pension, tidsregistrering og digital post.
Et lønsystem skal kunne udveksle data med mindst fem steder: økonomisystemet (lønposteringer), banken eller NemKonto-systemet (udbetaling), pensionsselskabet, tidsregistreringen og de offentlige systemer (eIndkomst, FerieKonto, NemRefusion). Hver manuel overførsel koster tid og er en fejlkilde. Spørg derfor ikke kun, om en integration findes, men hvordan den virker: automatisk eller via fil, hvem vedligeholder den, og hvad den koster. I det illustrative eksempel nedenfor sparer en færdig integration til bogføringen ca. 4.200 kr. om året i forhold til manuel postering.
Guiden hører under valg af lønsystem trin for trin. Priser er illustrative.
Oversigt over integrationerne
| Integration | Hvad der udveksles | Typisk løsning | Spørg om |
|---|---|---|---|
| Økonomisystem | Lønposteringer pr. konto og afdeling | Færdigt stik eller fil-import | Kan I selv styre kontoplan-mapping? |
| Bank | Nettoløn til medarbejdernes konti | Betalingsfil eller direkte forbindelse | Hvem godkender betalingen? |
| NemKonto | Udbetaling til medarbejderens NemKonto | Via lønsystemets eller lønbureauets ordning | Bruger løsningen NemKonto, og hvem håndterer afviste betalinger? |
| Pension | Bidrag pr. medarbejder | Elektronisk indberetning til pensionsselskabet | Understøttes jeres selskab? |
| Tidsregistrering | Timer, tillæg, fravær | Indbygget modul eller integration | Overføres tillæg automatisk? |
| eIndkomst | Løn, skat, AM-bidrag, ATP | Indbygget | Direkte indberetning og automatisk eSkattekort |
| FerieKonto / feriekasse | Feriegodtgørelse | Indbygget eller fil | Hvilke kasser understøttes? |
| NemRefusion | Sygefravær og barsel | Direkte eller manuel | Kan anmeldelsen sendes fra systemet? |
| Digital post | Lønsedler | Afsendelse til medarbejderens digitale postkasse | Er afsendelse inkluderet i prisen? |
Økonomisystem: lønposteringer
Lønkørslen skal ende som posteringer i bogføringen: bruttoløn, A-skat, AM-bidrag, ATP, pension, feriepengeforpligtelse og nettoløn – gerne fordelt på afdelinger eller projekter.
Krav:
- Mapping fra lønarter til jeres kontoplan, som I selv kan ændre.
- Afdelings- eller projektfordeling, hvis I bruger det.
- Spor fra postering til lønkørsel (bilag), så revisor kan følge den.
- Bogføringsloven kræver, at registreringer og bilag opbevares sikkert i 5 år – se bogføringsloven og opbevaring.
Regneeksempel (illustrativt): Manuel postering af lønnen tager 1 time om måneden à 450 kr. = 5.400 kr. om året. Et færdigt stik koster 100 kr. om måneden = 1.200 kr. om året. Besparelse: 4.200 kr. om året – plus færre tastefejl.
Udbetaling: bank eller NemKonto
Der er to almindelige måder at udbetale nettolønnen på:
- Betalingsfil til virksomhedens bank: Lønsystemet danner en fil med kontonumre og beløb, som I godkender i netbanken. Kontonumre skal vedligeholdes i lønsystemet.
- Udbetaling via NemKonto: Nogle lønsystemer og lønbureauer udbetaler til medarbejderens NemKonto, så I ikke skal vedligeholde kontonumre. Hvordan det fungerer, og hvem der er ansvarlig for udbetalingen, afhænger af løsningen – spørg leverandøren konkret.
Sikkerhed: Betalinger er et mål for svindel. Krav om to personers godkendelse og log over ændringer af kontonumre er god praksis. Ændrer en »medarbejder« sit kontonummer via en e-mail, så bekræft det ad en anden kanal.
Pension og forsikring
Ved arbejdsgiveradministreret pension skal bidrag beregnes og overføres til pensionsselskabet hver lønperiode. Satser kan afhænge af overenskomst, anciennitet og alder. Tjek, at:
- jeres pensionsselskab understøttes elektronisk,
- satsændringer slår automatisk igennem,
- en sundhedsforsikring betalt via lønnen håndteres korrekt skattemæssigt.
Tidsregistrering og vagtplan
Kravet om registrering af daglig arbejdstid siden 1. juli 2024 gør tidsregistrering til en kerneintegration. Bruger I et separat system, så tjek:
- at timer og tillæg overføres uden manuel tastning,
- at rettelser i tidsregistreringen slår igennem, før lønnen godkendes,
- at registreringerne gemmes i 5 år, også hvis I opsiger tidsregistreringssystemet.
Se tidsregistrering: lovkravet og funktionerne.
Integrationer i TCO
En integration har både en engangspris (opsætning) og en løbende pris (abonnement og vedligehold). Læg begge i jeres TCO over 3 år og i prisberegneren som faste omkostninger.
| Integrationstype | Engang (illustrativt) | Løbende (illustrativt) |
|---|---|---|
| Færdigt stik i markedsplads | 0–2.000 kr. | 0–200 kr. pr. måned |
| Fil-import/eksport | Opsætning af format | Intern tid hver periode |
| Specialudviklet integration | 10.000–50.000 kr. | Vedligehold ved opdateringer |
Ofte stillede spørgsmål
Skal lønsystem og økonomisystem være fra samme leverandør?
Nej, men det kan gøre integrationen enklere. Et selvstændigt lønsystem med et stabilt stik kan være lige så godt.
Hvad sker der med integrationen, hvis økonomisystemet opdateres?
Det er en risiko ved specialudviklede integrationer. Spørg, hvem der vedligeholder stikket, og om det er med i prisen.
Kan lønsedler sendes til medarbejdernes digitale postkasse?
Ja, mange lønsystemer kan det. Spørg, om afsendelsen koster ekstra pr. lønseddel.
Kilder
- Skattestyrelsen – skat.dk — eIndkomst og eSkattekort
- Virk.dk — FerieKonto, NemRefusion og NemKonto for virksomheder
- Erhvervsstyrelsen — bogføringsloven og krav til digitale bogføringssystemer
- Digitaliseringsstyrelsen — NemKonto og digital post
