Regneeksempler, TCO og tjekliste
TCO for lønsystem: sådan regner du den samlede pris over 3 år
Sådan regner du de samlede omkostninger ved lønsystem eller lønbureau over 3 år: abonnement, moduler, opstart, migrering og intern tid.
TCO (total cost of ownership) for et lønsystem er alt, hvad lønadministrationen koster i hele perioden – ikke kun abonnementet. Regn på 3 år og tag seks poster med: abonnement og grundgebyr, moduler, opstart, migrering, oplæring og den løbende interne tid – plus forventede prisstigninger ved fornyelse. I det illustrative eksempel nedenfor udgør selve abonnementet kun ca. 51 % af de samlede omkostninger, mens den interne tid udgør ca. 31 %. Først når I sammenligner på TCO, kan I se, om et billigt lønprogram reelt er billigere end et lønbureau.
Guiden hører under valg af lønsystem trin for trin. Alle tal er illustrative og ekskl. moms.
De seks poster i en løn-TCO
| Post | Engang eller løbende | Hvad den dækker |
|---|---|---|
| 1. Abonnement og grundgebyr | Løbende | Pris pr. medarbejder eller lønseddel + fast gebyr |
| 2. Moduler | Løbende | Tidsregistrering, HR, fravær, vagtplan, app |
| 3. Opstart | Engang | Opsætning af lønarter, overenskomst, pension, bank |
| 4. Migrering | Engang | Stamdata, saldi for ferie, feriefridage og fritvalg, akkumulerede beløb |
| 5. Oplæring | Engang + løbende | Kursus for lønansvarlig og stedfortræder |
| 6. Intern tid | Løbende | Indsamling, kontrol, godkendelse, afstemning |
Regneeksempel: servicevirksomhed med 18 ansatte
Illustrative forudsætninger for et lønsystem med HR og tidsregistrering:
- 18 ansatte à 80 kr. pr. måned.
- Grundgebyr 400 kr. pr. måned.
- Tidsregistreringsmodul 15 kr. pr. medarbejder pr. måned.
- Prisstigning 7 % i år 2 og 5 % i år 3.
- Opstart hos leverandøren 8.000 kr.
- Migrering: 30 interne timer à 450 kr.
- Oplæring: 2 personer × 8 timer à 450 kr.
- Løbende intern tid: 3 timer pr. lønkørsel × 12 à 450 kr.
Løbende abonnement pr. år
| Post | År 1 | År 2 (+7 %) | År 3 (+5 %) |
|---|---|---|---|
| Licenser 18 × 80 × 12 | 17.280 | ||
| Grundgebyr 400 × 12 | 4.800 | ||
| Tidsregistrering 18 × 15 × 12 | 3.240 | ||
| Abonnement i alt | 25.320 | 27.092 | 28.447 |
Samlet TCO
| Post | År 1 | År 2 | År 3 | I alt |
|---|---|---|---|---|
| Abonnement | 25.320 | 27.092 | 28.447 | 80.859 |
| Opstart | 8.000 | – | – | 8.000 |
| Migrering (30 × 450) | 13.500 | – | – | 13.500 |
| Oplæring (16 × 450) | 7.200 | – | – | 7.200 |
| Intern tid (36 × 450) | 16.200 | 16.200 | 16.200 | 48.600 |
| I alt | 70.220 | 43.292 | 44.647 | 158.159 |
Fordelingen: abonnement 80.859 kr. (ca. 51 %), engangsomkostninger 28.700 kr. (ca. 18 %) og intern tid 48.600 kr. (ca. 31 %). Pr. medarbejder pr. måned: 158.159 / (18 × 36) = ca. 244 kr. – altså tre gange listeprisen på 80 kr.
Sammenligning med et lønbureau
Samme virksomhed får et illustrativt tilbud fra et lønbureau: 230 kr. pr. medarbejder pr. måned, 4 % prisstigning om året, opstart 5.000 kr., et separat tidsregistreringssystem til 3.240 kr. om året, 10 timers intern migrering og 1 times intern tid pr. måned.
| Post | Beregning | 3 år |
|---|---|---|
| Bureau | 49.680 + 51.667 + 53.734 | 155.081 |
| Tidsregistrering | 3 × 3.240 | 9.720 |
| Opstart | 5.000 | |
| Migrering | 10 × 450 | 4.500 |
| Intern tid | 3 × 12 × 450 | 16.200 |
| I alt | 190.501 |
I eksemplet er lønsystemet ca. 32.300 kr. billigere over 3 år. Men hvis den interne tid ved selv-kørsel i virkeligheden er 6 timer pr. kørsel i stedet for 3, stiger lønsystemets TCO med 48.600 kr. til 206.759 kr. – og bureauet bliver billigst. Den interne tid er den mest usikre post, så regn med et lavt og et højt skøn.
Sådan skønner du den interne tid
Den interne tid er svær at gætte, men let at måle. Gør sådan:
- Mål to lønkørsler: Bed den, der kører lønnen i dag, notere minutterne for indsamling, indtastning, kontrol, godkendelse og afstemning.
- Tæl særlige hændelser det seneste år: nyansættelser, fratrædelser, sygemeldinger over 30 dage, barsel og rettelseskørsler. Giv hver hændelse et tidsforbrug, fx 1–2 timer.
- Spørg leverandøren, hvilke trin der forsvinder i det nye system (fx automatisk import af timer), og hvilke der kommer til (fx godkendelse i to trin).
- Sæt en realistisk timepris: løn pr. time plus pension, feriepenge og en andel af overhead. Bogholderens løn alene undervurderer omkostningen.
- Regn med et interval: lavt skøn med den målte tid, højt skøn med 50 % mere i det første år, hvor alle skal lære systemet.
Regneeksempel (illustrativt): Måling viser 2,5 timer pr. lønkørsel, og der var 14 særlige hændelser à 1,5 time. Intern tid pr. år: 2,5 × 12 + 14 × 1,5 = 30 + 21 = 51 timer. Ved 450 kr. pr. time er det 22.950 kr. – altså mere end de 16.200 kr., eksemplet ovenfor regnede med. Det er netop den slags forskel, der kan vende et valg.
Sådan bruger du beregneren
Med prisberegneren kan du lave et hurtigt skøn: Sæt medarbejdermåneder til 18 × 36 = 648, pris pr. medarbejder pr. måned til jeres lave og høje tilbud, og læg alle andre poster (grundgebyr, moduler, opstart, migrering og intern tid) i feltet for faste omkostninger. Prisstigninger regner du særskilt med fornyelsesberegneren.
Fem fejl i TCO-regnestykker
- Kun listeprisen: moduler og gebyrer glemmes.
- Ingen intern tid: den er ofte den største post ved selv-kørsel.
- Ingen prisstigning: introrabatter udløber efter år 1.
- Vækst glemmes: 18 ansatte i dag kan være 25 om to år.
- Exit glemmes: dataeksport og dobbeltdrift ved næste skift koster også. Se aftalevilkår.
Ofte stillede spørgsmål
Hvorfor 3 år og ikke 1?
Fordi opstart og migrering skal fordeles, og fordi prisstigninger først viser sig ved fornyelse. Mange aftaler har også en binding på 12–36 måneder.
Skal lovpligtige bidrag som ATP med i TCO?
Nej. ATP, AM-bidrag og feriepenge betales uanset system. TCO handler om omkostningen ved at administrere lønnen.
Hvordan regner jeg vækst med?
Lav år 2 og år 3 med det forventede antal ansatte. Pris pr. medarbejder gør, at prisen vokser lineært med staben.
Kilder
- Virk.dk — arbejdsgiverbidrag, der ikke indgår i TCO, men i lønbudgettet
- Skattestyrelsen – skat.dk — moms og fradrag for software
- Erhvervsstyrelsen — bogføringsloven og krav til digitale systemer
