Regneeksempler, TCO og tjekliste
Årlig eller månedlig betaling, moms og prisstigning ved fornyelse af lønsystemet
Årsbetaling eller månedsbetaling, 25 % moms og omvendt betalingspligt ved udenlandske lønsystemer – og sådan regner du prisstigningen ved fornyelse.
Årsbetaling giver ofte en rabat, men binder jer i 12 måneder og gør det dyrere at skifte, hvis behovet ændrer sig. Månedsbetaling er dyrere pr. måned, men fleksibel. Moms er 25 %, og priser i tilbud er normalt ekskl. moms. Køber I hos en udenlandsk leverandør, beregner I som regel selv dansk moms efter reglerne om omvendt betalingspligt (momsloven § 46, stk. 1, nr. 3). Og ved fornyelse skal I regne med en prisstigning: læg den varslede procent og eventuelle nye moduler oven i den nuværende pris – i det illustrative eksempel stiger 24.000 kr. til 27.480 kr. ekskl. moms.
Guiden hører under valg af lønsystem trin for trin. Tal er illustrative. Moms og skat er generel information – spørg revisor ved tvivl.
Årlig eller månedlig betaling?
Regneeksempel (illustrativt): Månedsbetaling 2.200 kr. ekskl. moms = 26.400 kr. om året. Årsbetaling med 10 % rabat = 23.760 kr. Besparelse 2.640 kr.
| Spørgsmål | Årsbetaling passer, hvis … | Månedsbetaling passer, hvis … |
|---|---|---|
| Stabilitet | Antal ansatte og behov er stabile | I vokser hurtigt eller er usikre |
| Skift | I har netop valgt og testet systemet | I overvejer at skifte inden for et år |
| Likviditet | I kan betale forud | I vil sprede udgiften |
| Pris pr. medarbejder | Der afregnes for et fast antal | Der afregnes efter faktisk antal |
Prisstigning ved fornyelse
Mange SaaS-aftaler fornyes automatisk og giver leverandøren ret til at hæve prisen med et varsel. Typiske mønstre:
- Introrabat i år 1, som udløber.
- Årlig indeksregulering efter et indeks eller en fast procent.
- Moduler, der flyttes fra grundpakken til et tillæg.
- Ny pakkestruktur, hvor jeres funktioner kun findes i en dyrere pakke.
Regneeksempel (illustrativt):
- Nuværende årspris: 24.000 kr.
- Varslet stigning 7 %: 24.000 × 0,07 = 1.680 kr.
- Nyt tidsregistreringsmodul: 1.800 kr.
- Ny årspris: 24.000 + 1.680 + 1.800 = 27.480 kr. (+14,5 %)
Regn jeres eget tilbud i fornyelses- og momsberegneren.
Over 3 år: Stiger prisen 7 % om året fra 24.000 kr., betaler I 24.000 + 25.680 + 27.478 = 77.158 kr. Med et forhandlet loft på 3 % ville det være 24.000 + 24.720 + 25.462 = 74.182 kr. Forskellen er ca. 3.000 kr. – mere, jo større aftalen er.
Sådan forhandler du fornyelsen
- Notér varslingsfristen og opsigelsesfristen i kalenderen.
- Indhent et alternativt tilbud 2–3 måneder før fornyelsen.
- Bed om et loft over fremtidige stigninger skrevet ind i aftalen.
- Bed om at få det nye modul inkluderet, hvis det er et lovkrav (fx tidsregistrering).
- Tilbyd længere binding kun mod en reel fordel.
Moms på lønsystemet
Dansk leverandør: Fakturaen er med 25 % moms. 27.480 kr. + 25 % = 34.350 kr. inkl. moms. Har virksomheden fuldt fradrag, trækkes momsen fra som købsmoms.
Udenlandsk leverandør (EU eller uden for EU): For ydelser købt hos en leverandør, der ikke er etableret i Danmark, er det som udgangspunkt køberen, der skal betale momsen (omvendt betalingspligt, momsloven § 46, stk. 1, nr. 3, LBK nr. 209/2024 med senere ændringer). Fakturaen er uden dansk moms. I beregner selv 25 % dansk moms og angiver den som salgsmoms – og har I fuldt fradrag, trækker I samme beløb fra som købsmoms. Fakturaen bør angive »reverse charge« og begge parters momsnumre.
Momsfritagne virksomheder: Er virksomheden ikke momsregistreret, fordi aktiviteterne er momsfritagne, kan den alligevel blive registreringspligtig for at afregne moms af ydelseskøb fra udlandet (momsloven § 50 b). Momsen er så en reel udgift. Sådanne virksomheder betaler ofte lønsumsafgift – tjek reglerne på skat.dk eller med revisor.
Valuta
Prissættes systemet i euro eller dollar, kan prisen i kroner ændre sig. Euroen svinger kun lidt over for kronen på grund af fastkurspolitikken (omkring 7,46 kr. pr. euro). Dollar kan svinge mere.
Regneeksempel (illustrativt): 300 euro pr. måned × 12 × 7,46 = 26.856 kr. om året. Bogføringsloven tillader bogføring i kroner eller euro, men omregningen skal kunne dokumenteres – se bogføringsloven og opbevaring.
Ofte stillede spørgsmål
Kan vi trække lønsystemet fra i skat?
Et løbende abonnement er normalt en driftsomkostning. Spørg revisor om jeres konkrete situation.
Skal vi betale moms af et gratis lønsystem?
Er der ingen betaling, er der ingen moms af abonnementet. Moduler og gebyrer er dog betalte ydelser.
Kan leverandøren hæve prisen midt i en bindingsperiode?
Det afhænger af aftalen. Læs vilkårene for prisregulering – og se aftalevilkår, binding og ansvar.
Kilder
- Skattestyrelsen – skat.dk — moms ved køb af ydelser fra udlandet, omvendt betalingspligt og lønsumsafgift
- Retsinformation – momsloven — LBK nr. 209/2024, §§ 46 og 50 b
- Danmarks Nationalbank — valutakurser og fastkurspolitik
