Priser, prismodeller og lønregler 2026
Prismodeller for lønsystemer: pr. medarbejder, pr. lønseddel, grundgebyr og moduler
Sådan virker de almindelige prismodeller for lønsystemer og lønbureauer – og hvordan du omregner dem, så tilbud kan sammenlignes på samme grundlag.
Lønsystemer prissættes oftest på én af tre måder: pr. aktiv medarbejder pr. måned, pr. lønseddel eller som et grundgebyr plus moduler – og mange kombinerer dem. Hvilken model der er billigst for jer, afhænger især af, om I har månedsløn eller 14-dages løn, hvor mange der starter og stopper i løbet af året, og hvilke moduler I har brug for. Omregn derfor altid alle tilbud til pris pr. år for jeres egen lønprofil, før du sammenligner.
Guiden hører under prisoverblikket for lønsystemer. Alle tal er illustrative og ekskl. moms.
De almindelige prismodeller
| Model | Sådan afregnes der | Fordel | Faldgrube |
|---|---|---|---|
| Pr. aktiv medarbejder pr. måned | Hver lønmodtager, der får løn i måneden | Forudsigeligt ved fast stab | En fratrådt, der får sin sidste løn, tæller med |
| Pr. lønseddel | Hver lønseddel, der dannes | Billigt ved én månedlig kørsel | 14-dages løn og rettelser fordobler antallet |
| Grundgebyr | Fast beløb pr. måned eller år uanset antal | Dækker ofte support og indberetning | Tungt for meget små virksomheder |
| Moduler | Tillæg for tidsregistrering, HR, fravær, vagtplan, rejseafregning | Betal kun for det, I bruger | Summen kan overstige en samlet pakke |
| Pakkeniveauer | Fx basis, plus, pro med flere funktioner | Let at opgradere | Én nødvendig funktion kan tvinge jer op i en dyrere pakke |
| Fast pris pr. år (bureau) | Aftalt årspris for en bestemt profil | Budgetsikkerhed | Tillæg, når profilen ændrer sig |
Regneeksempel: samme virksomhed, tre modeller
En lille produktionsvirksomhed har 8 funktionærer på månedsløn og 12 timelønnede på 14-dages løn. Det giver pr. måned 8 lønsedler + 12 × 2,17 ≈ 26 lønsedler (der er 26 lønperioder på et år ved 14-dages løn, altså 26 / 12 ≈ 2,17 pr. måned). I alt ca. 34 lønsedler pr. måned eller 408 pr. år.
Illustrative tilbud:
| Model | Beregning pr. år | Pris pr. år |
|---|---|---|
| A: 55 kr. pr. medarbejder pr. måned + 300 kr. i grundgebyr pr. måned | 20 × 55 × 12 + 300 × 12 = 13.200 + 3.600 | 16.800 kr. |
| B: 30 kr. pr. lønseddel + 250 kr. i grundgebyr pr. måned | 408 × 30 + 250 × 12 = 12.240 + 3.000 | 15.240 kr. |
| C: 35 kr. pr. medarbejder + tidsregistreringsmodul 15 kr. pr. medarbejder + 200 kr. grundgebyr | 20 × 50 × 12 + 200 × 12 = 12.000 + 2.400 | 14.400 kr. |
Ved første øjekast er C billigst. Men hvis tidsregistrering ikke er med i A og B, skal I lægge den til. Med et illustrativt tidsregistreringsmodul til 15 kr. pr. medarbejder bliver A 16.800 + 3.600 = 20.400 kr., og B 15.240 + 3.600 = 18.840 kr. Så C er stadig billigst – men kun fordi I sammenligner på samme funktioner.
Havde virksomheden kun månedslønnede, ville B (pr. lønseddel) typisk vinde, fordi antallet af lønsedler så svarer til antallet af ansatte.
Sådan tæller leverandørerne – spørg konkret
- Hvem er en »aktiv medarbejder«? Alle med en lønseddel i måneden, alle med en ansættelse i systemet, eller kun dem med løn over 0 kr.?
- Tæller fratrådte? Feriepenge og sidste løn kan udbetales efter fratrædelsen.
- Tæller rettelser og nulsedler? Fx når en lønseddel annulleres og laves igen.
- Er der minimumsbetaling? Fx at I altid betaler for mindst 5 medarbejdere.
- Hvordan prissættes ekstra kørsler? Bonus, fratrædelse og efterbetaling.
Moduler: hvad der ofte koster ekstra
| Modul | Er det et lovkrav? | Bemærkning |
|---|---|---|
| Tidsregistrering | Ja, registrering af daglig arbejdstid siden 1. juli 2024 | Kan også løses i et separat system med integration. Se tidsregistrering |
| Fravær og ferieplanlægning | Nej, men ferie skal håndteres korrekt | Gør det lettere at styre samtidighedsferie |
| HR og personalemappe | Nej | Ansættelsesbeviser skal udleveres – se HR-modul |
| Medarbejderapp / selvbetjening | Nej | Lønsedler kan også gå til e-Boks |
| Rejse- og udlægsafregning | Nej | Skattefri godtgørelser skal følge Skattestyrelsens satser |
| Vagtplan | Nej | Relevant ved skifteholdsarbejde og overenskomsttillæg |
Pakker og »gratis« startversioner
Mange løsninger har en gratis eller meget billig startpakke til fx 1–3 ansatte. Det kan passe til en lille virksomhed, men tjek tre ting:
- Hvad sker der ved medarbejder nummer 4? Prisspringet kan være stort.
- Er indberetning til eIndkomst og ATP med? Uden det er der intet sparet.
- Kan data eksporteres? Lønhistorik og ferie skal kunne flyttes med, hvis I skifter.
Omregn til samme grundlag
Brug denne fremgangsmåde for hvert tilbud:
- Pris pr. enhed × antal enheder pr. år (medarbejdere × 12 eller lønsedler pr. år).
- Plus grundgebyr × 12.
- Plus de moduler, I har brug for.
- Plus forventede ekstra kørsler og rettelser (fx 4 om året).
- Plus opstart, fordelt over 3 år, hvis du sammenligner årspriser.
Sæt tallene ind i prisberegneren med lav og høj pris, og sammenlign derefter på TCO i TCO over 3 år.
Ofte stillede spørgsmål
Hvilken prismodel er billigst?
Ingen er billigst generelt. Pr. lønseddel er ofte billigst ved ren månedsløn. Pr. medarbejder kan være billigst ved 14-dages løn og mange rettelser.
Er grundgebyret til at forhandle?
Ofte kan opstart eller de første måneder forhandles, især ved årsbetaling. Få det skrevet ind i aftalen.
Skal jeg betale for medarbejdere på barsel?
Det afhænger af, om de får en lønseddel. Får de løn under barsel, tæller de typisk med. Spørg leverandøren.
Kilder
- Skattestyrelsen – skat.dk — lønindberetning og skattefri godtgørelser
- Virk.dk — ATP og indberetninger for arbejdsgivere
- Retsinformation — arbejdstidsloven om tidsregistrering
