Regneeksempler, TCO og tjekliste
Valg af lønsystem trin for trin: fra lønprofil til underskrevet aftale
Otte trin til at finde det lønsystem, lønbureau eller HR-modul, der er bedst egnet til jer – kravliste, demo, TCO og kontrakttjek.
Det bedst egnede lønsystem finder I ved at starte med jeres egen lønprofil – lønformer, overenskomster, antal ansatte og hvem der skal lave arbejdet – og derefter sammenligne 2–3 typer løsninger på lovkrav, samlet pris over 3 år og kontraktvilkår. Ranglister hjælper ikke, fordi en løsning, der er perfekt til et konsulenthus med 10 funktionærer, kan være dårlig til en restaurant med 30 timelønnede på 14-dages løn. Her er metoden i otte trin, med links til regneeksempler og beregnere.
Guiden er indgangen til kategorien om regneeksempler og valg. Alle tal er illustrative.
Trin 1: Beskriv jeres lønprofil
Skriv det ned på én side:
| Spørgsmål | Eksempel |
|---|---|
| Antal lønmodtagere nu og om 3 år | 14 nu, forventet 22 |
| Lønformer | 6 funktionærer på månedsløn forud, 8 timelønnede på 14-dages løn bagud |
| Overenskomster | Én overenskomst med tillæg og fritvalgskonto |
| Pension | Arbejdsgiveradministreret ordning hos ét selskab |
| Særlige forhold | Fri bil, provision, sæsonansatte om sommeren |
| Hvem kører lønnen | Bogholder, 2 dage om ugen |
Overenskomster og lønarter er ofte det, der skiller løsningerne ad. Se overenskomster og lønarter.
Trin 2: Vælg model – selv-kørsel, service eller bureau
Afgør, om I vil køre lønnen selv, have hjælp eller outsource den. Det er den største beslutning, fordi den bestemmer både pris og risiko. Se lønbureau eller lønsoftware.
Trin 3: Skriv skal-krav og kan-krav
Skal-krav (alle danske lønmodtagere):
- eIndkomst og eSkattekort, AM-bidrag og A-skat
- ATP og samlet betaling
- Ferieloven inkl. FerieKonto eller feriekasse
- Sygefravær og NemRefusion
- Tidsregistrering af daglig arbejdstid (i systemet eller via integration)
Kan-krav (afhænger af jer):
- HR-modul med personalemappe og ansættelsesbeviser – se HR-modul, personaledata og selvbetjening
- Vagtplan, rejseafregning, medarbejderapp
- Integrationer – se integrationer til økonomi, bank og NemKonto
Trin 4: Indhent tilbud på samme profil
Send den samme lønprofil til 2–3 leverandører af forskellig type. Bed om:
- pris pr. medarbejder eller lønseddel, grundgebyr og moduler,
- opstart og migrering,
- prisstigning ved fornyelse og bindingsperiode,
- databehandleraftale og dataplacering.
Omregn til årspris med prisberegneren. Se også regneeksempler efter virksomhedstype.
Trin 5: Regn TCO over 3 år
Læg licenser, moduler, opstart, migrering, intern tid og forventede prisstigninger sammen for tre år. Det er den eneste måde at sammenligne en billig software med et dyrere bureau. Metoden står i TCO for lønsystem over 3 år.
Skifter I fra en eksisterende løsning, så regn også tilbagebetalingstiden: tilbagebetaling ved skift fra lønbureau eller manuel løn.
Trin 6: Demo med jeres egne eksempler
Bed leverandøren vise tre konkrete situationer i en demo eller prøveperiode:
- En timelønnet med overarbejde, aftentillæg og feriegodtgørelse til FerieKonto.
- En funktionær, der fratræder den 15. med restferie og feriefridage.
- En sygemelding, der varer over 30 dage, med refusion.
Notér, hvor mange klik og manuelle rettelser det kræver. Det er et bedre mål end en funktionsliste.
Trin 7: Tjek kontrakt, data og betaling
- Betaling: år eller måned, moms og omvendt betalingspligt ved udenlandske leverandører – se årlig betaling, moms og prisstigning.
- Kontrakt: binding, opsigelse, dataeksport og ansvar for fejl – se aftalevilkår.
- GDPR: databehandleraftale og adgangsstyring – se GDPR for HR-data.
Trin 8: Planlæg skiftet
Vælg en startdato ved et naturligt brud, fx 1. januar eller 1. september (nyt ferieår). Kør gerne én parallel lønkørsel. Se skift af lønsystem og migrering.
En enkel vægtning, hvis I står mellem to
Giv hvert kriterium en vægt efter jeres behov og en score fra 1 til 5 ud fra jeres egen demo. Det er jeres egen vurdering, ikke en generel bedømmelse af leverandørerne.
| Kriterium | Vægt | Løsning A | Løsning B |
|---|---|---|---|
| Lovkrav og overenskomst dækket | 35 % | 5 | 4 |
| TCO over 3 år | 25 % | 3 | 4 |
| Tidsforbrug pr. lønkørsel | 20 % | 4 | 3 |
| Kontrakt og dataeksport | 10 % | 3 | 4 |
| Integrationer | 10 % | 4 | 3 |
| Vægtet resultat | 4,00 | 3,70 |
Beregning for A: 0,35 × 5 + 0,25 × 3 + 0,20 × 4 + 0,10 × 3 + 0,10 × 4 = 1,75 + 0,75 + 0,80 + 0,30 + 0,40 = 4,00. For B: 1,40 + 1,00 + 0,60 + 0,40 + 0,30 = 3,70.
Brug tjeklisten til at sikre, at intet er glemt.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor lang tid tager et valg?
For en lille virksomhed typisk nogle uger fra lønprofil til aftale. Planlæg skiftet, så I har mindst én måned til opsætning og test før første rigtige lønkørsel.
Skal revisor inddrages?
Det er en god idé, især ved lønposteringer i regnskabet, lønsumsafgift, overenskomster og ferieforpligtelser.
Skal vi tage den løsning, som økonomisystemet tilbyder?
Den kan være bedst egnet, hvis lønnen er enkel, og integrationen sparer tid. Tjek dog ferieloven og overenskomster lige så grundigt som ved andre løsninger.
Kilder
- Skattestyrelsen – skat.dk — arbejdsgiverens indberetningspligter
- Virk.dk — ATP, FerieKonto og NemRefusion
- Datatilsynet — databehandleraftaler
- Retsinformation — ferieloven, arbejdstidsloven og ansættelsesbevisloven
