Regneeksempler, TCO og tjekliste
Hvad koster lønnen pr. medarbejder? Regneeksempler for fire typer virksomheder
Fire illustrative regneeksempler – frisør, håndværker, konsulenthus og produktion – med pris pr. medarbejder, intern tid og valg af løsning.
Hvad lønadministrationen koster pr. medarbejder, afhænger mest af lønformer, overenskomster og intern tid – ikke kun af abonnementet. I de fire illustrative eksempler nedenfor svinger den samlede pris fra ca. 2.100 kr. til ca. 6.800 kr. pr. medarbejder om året, og det er ikke altid den samme type løsning, der er billigst. Hos en frisør med 5 ansatte er software og bureau næsten lige dyre. Hos et konsulenthus med 25 funktionærer vinder software klart. I en produktionsvirksomhed med skiftehold og 60 ansatte kan et lønbureau være billigst, fordi den interne tid ellers bliver stor.
Guiden hører under valg af lønsystem trin for trin. Alle priser, timepriser og tidsforbrug er illustrative antagelser, ikke leverandørpriser eller markedsdata. Beløb er ekskl. moms.
Eksempel 1: Frisørsalon med 5 ansatte
2 funktionærer og 3 timelønnede, alle på månedsløn bagud. Ingen overenskomst med komplicerede tillæg.
| Post pr. år | Enkelt lønprogram | Lønbureau |
|---|---|---|
| Abonnement | 5 × 12 × 45 kr. = 2.700 kr. | 5 × 12 × 200 kr. = 12.000 kr. |
| Grundgebyr | 150 kr. × 12 = 1.800 kr. | Inkluderet |
| Intern tid | 2 timer × 12 × 400 kr. = 9.600 kr. | 0,5 time × 12 × 400 kr. = 2.400 kr. |
| I alt | 14.100 kr. | 14.400 kr. |
| Pr. medarbejder | 2.820 kr. | 2.880 kr. |
Vurdering: Næsten lige dyrt. Har ejeren tid og lyst til at lære lønnen, er software bedst egnet. Vil ejeren bruge tiden i salonen, er bureauet et fornuftigt valg. Husk tidsregistrering af daglig arbejdstid – den kan løses enkelt, men skal være der.
Eksempel 2: Håndværker med 12 ansatte og overenskomst
8 timelønnede på 14-dages løn og 4 funktionærer på månedsløn. Overenskomst med tillæg, fritvalg og feriekasse. Lønsedler pr. år: 8 × 26 + 4 × 12 = 208 + 48 = 256.
| Post pr. år | Lønsoftware pr. lønseddel | Lønbureau |
|---|---|---|
| Lønsedler | 256 × 35 kr. = 8.960 kr. | 256 × 140 kr. = 35.840 kr. |
| Grundgebyr | 250 kr. × 12 = 3.000 kr. | Inkluderet |
| Tidsregistrering (app) | 12 × 15 kr. × 12 = 2.160 kr. | 2.160 kr. |
| Intern tid | (26 × 3 + 12 × 1) = 90 timer × 425 kr. = 38.250 kr. | 26 timer × 425 kr. = 11.050 kr. |
| I alt | 52.370 kr. | 49.050 kr. |
| Pr. medarbejder | 4.364 kr. | 4.088 kr. |
Vurdering: Bureauet er lidt billigere, fordi 14-dages løn med tillæg tager tid at kontrollere. Med en erfaren lønperson, der kun bruger 1,5 time pr. kørsel, vender regnestykket. Overenskomsten er afgørende – se overenskomster og lønarter.
Eksempel 3: Konsulenthus med 25 funktionærer
Alle på fast månedsløn forud. Ønske om HR-modul med personalemappe, ferieplanlægning og selvbetjening.
| Post pr. år | Lønsystem med HR-modul | Lønbureau + separat HR-system |
|---|---|---|
| Løn | 25 × 12 × 95 kr. = 28.500 kr. | 25 × 12 × 220 kr. = 66.000 kr. |
| Grundgebyr og moduler | 6.000 kr. | HR-system 25 × 40 kr. × 12 = 12.000 kr. |
| Intern tid | 3 timer × 12 × 500 kr. = 18.000 kr. | 1 time × 12 × 500 kr. = 6.000 kr. |
| I alt | 52.500 kr. | 84.000 kr. |
| Pr. medarbejder | 2.100 kr. | 3.360 kr. |
Vurdering: Ved enkle lønformer og mange funktionærer er et samlet lønsystem med HR bedst egnet. Se HR-modul, personaledata og selvbetjening.
Eksempel 4: Produktion med 60 ansatte og skiftehold
45 timelønnede på skiftehold, 15 funktionærer, to overenskomster, vagtplan.
| Post pr. år | Lønsystem med HR, tid og vagtplan | Lønbureau + tid/vagtplan-system |
|---|---|---|
| Løn | 60 × 12 × 130 kr. = 93.600 kr. | 60 × 12 × 300 kr. = 216.000 kr. |
| Grundgebyr, moduler / tid og vagtplan | 24.000 kr. | 60 × 12 × 40 kr. = 28.800 kr. |
| Intern tid | 640 timer × 450 kr. = 288.000 kr. | 200 timer × 450 kr. = 90.000 kr. |
| I alt | 405.600 kr. | 334.800 kr. |
| Pr. medarbejder | 6.760 kr. | 5.580 kr. |
Vurdering: Den interne tid dominerer. Har virksomheden allerede en erfaren lønmedarbejder, som under alle omstændigheder skal være der, er sammenligningen en anden – så er den interne tid ikke en ekstra udgift. Regn derfor med de timer, der reelt spares eller tilføjes.
Hvad eksemplerne viser
| Faktor | Effekt på prisen |
|---|---|
| 14-dages løn | Næsten dobbelt så mange lønsedler som ren månedsløn |
| Overenskomsttillæg | Mere kontroltid pr. kørsel |
| Mange funktionærer på fast løn | Lav intern tid – software står stærkt |
| Skiftehold og vagtplan | Behov for tid og vagtplan, høj intern tid |
| Erfaren lønperson i huset | Intern tid koster mindre, software står stærkere |
Sådan laver du dit eget regnestykke
- Tæl lønsedler pr. år (månedsløn × 12, 14-dages løn × 26).
- Sæt prisen pr. enhed fra jeres tilbud ind i prisberegneren.
- Skøn intern tid pr. lønkørsel og pr. år for særlige hændelser.
- Sæt en realistisk timepris på den interne tid (løn + pension + overhead).
- Sammenlign over 3 år med TCO-metoden.
Ofte stillede spørgsmål
Hvilken timepris skal jeg bruge for intern tid?
En realistisk timepris er lønnen pr. time plus pension, feriepenge og en andel af overhead. Er du i tvivl, så regn med to forskellige timepriser og se, om konklusionen ændrer sig.
Er bureauprisen pr. lønseddel typisk fast?
Ofte er der en grundpris pr. lønseddel og tillæg for særlige hændelser. Spørg efter prislisten for tillæg.
Hvorfor er eksempel 4 så dyrt pr. medarbejder?
Fordi skiftehold, tillæg og vagtplan kræver meget kontrol. Det er især den interne tid, der driver prisen – ikke softwaren.
Kilder
- Skattestyrelsen – skat.dk — indberetning af løn
- Virk.dk — ATP og FerieKonto for arbejdsgivere
- Retsinformation — ferieloven og arbejdstidsloven
