Regneeksempler, TCO og tjekliste
Kan det betale sig at skifte? Tilbagebetalingstid fra lønbureau eller manuel løn til lønsystem
Sådan regner du tilbagebetalingstiden ved skift fra lønbureau eller regneark til lønsystem – engangsomkostninger, årlig besparelse og risiko.
Et skift af lønløsning betaler sig, når den årlige nettobesparelse – gammel løsning minus ny løsning, inklusive ændringen i jeres egen tid – tjener engangsomkostningerne ved skiftet hjem inden for en rimelig periode, typisk 1–3 år. I det første illustrative eksempel nedenfor koster et skift fra lønbureau til lønsystem 40.000 kr. og sparer 24.000 kr. om året. Tilbagebetalingstiden er ca. 1,65 år, og nettogevinsten over 3 år er ca. 34.200 kr. Men regnestykket er følsomt: Bruger I mere intern tid end forventet, kan tilbagebetalingstiden næsten fordobles. Derfor skal I regne med både et optimistisk og et forsigtigt skøn.
Guiden hører under valg af lønsystem trin for trin. Alle tal er illustrative.
Hvad hører med i regnestykket?
| Engangsomkostninger | Årlig besparelse (eller meromkostning) |
|---|---|
| Opstartsgebyr hos den nye leverandør | Forskel i abonnement/bureaupris |
| Migrering af stamdata og saldi (intern tid) | Ændring i intern tid pr. lønkørsel |
| Oplæring af lønansvarlig og stedfortræder | Færre rettelser og fejl (hvis realistisk) |
| Dobbeltdrift: gammel løsning i opsigelsesperioden | Sparet revisor- eller konsulenthjælp |
| Parallel lønkørsel til kontrol | Eventuelt sparet separat tidsregistrering |
Eksempel 1: Fra lønbureau til lønsystem (20 ansatte)
Årlig besparelse
- Lønbureau i dag: 20 × 220 kr. × 12 = 52.800 kr.
- Nyt lønsystem: 20 × 70 kr. × 12 = 16.800 kr. + grundgebyr 3.600 kr. = 20.400 kr.
- Ekstra intern tid: 1,75 timer × 12 × 400 kr. = 8.400 kr.
- Nettobesparelse: 52.800 − 20.400 − 8.400 = 24.000 kr. om året
Engangsomkostninger
| Post | Beløb |
|---|---|
| Opstart hos leverandør | 10.000 kr. |
| Migrering, 30 timer × 400 kr. | 12.000 kr. |
| Lønkursus | 6.000 kr. |
| Dobbeltdrift, 2 måneder bureau | 8.800 kr. |
| Parallel lønkørsel, 8 timer × 400 kr. | 3.200 kr. |
| I alt | 40.000 kr. |
Tilbagebetaling (med 3 % årlig vækst i besparelsen, fx fordi staben vokser): efter år 1 er 24.000 kr. tjent hjem, efter år 2 i alt 24.000 + 24.720 = 48.720 kr. Tilbagebetalingstid: 2 − (48.720 − 40.000) / 24.720 ≈ 1,65 år. Over 3 år: 24.000 + 24.720 + 25.462 = 74.182 kr. − 40.000 = 34.182 kr. i nettogevinst.
Det er præcis standardværdierne i tilbagebetalingsberegneren, så du kan ændre tallene og se effekten.
Følsomhed: hvad hvis den interne tid er større?
Antag, at den ekstra interne tid i virkeligheden er 4 timer pr. lønkørsel, fordi overenskomsten giver flere rettelser:
- Ekstra intern tid: 4 × 12 × 400 = 19.200 kr.
- Nettobesparelse: 52.800 − 20.400 − 19.200 = 13.200 kr. om året
- Tilbagebetalingstid med 3 % vækst: ca. 2,94 år
- Nettogevinst over 3 år: kun ca. 800 kr. Over 5 år ca. 30.100 kr.
Konklusionen: Skiftet er ikke forkert, men gevinsten afhænger af, om jeres egen lønperson kan løfte opgaven effektivt. Det er et argument for en servicepakke eller for at blive hos bureauet, hvis I ikke har kompetencen. Se lønbureau eller lønsoftware.
Eksempel 2: Fra regneark og manuel indberetning (12 ansatte)
En lille virksomhed beregner i dag lønnen i et regneark og taster selv i eIndkomst.
- Intern tid i dag: 6 timer × 12 × 400 kr. = 28.800 kr.
- Revisorens rettelser og afstemning: 6.000 kr. om året
- Nuværende omkostning: 34.800 kr.
- Nyt lønsystem: 12 × 50 kr. × 12 = 7.200 kr. + grundgebyr 2.400 kr. = 9.600 kr.
- Intern tid fremover: 2 timer × 12 × 400 kr. = 9.600 kr.
- Ny omkostning: 19.200 kr.
- Nettobesparelse: 34.800 − 19.200 = 15.600 kr. om året
- Engangsomkostning: opstart 5.000 kr. + 20 timer × 400 kr. = 13.000 kr.
- Tilbagebetalingstid (uden vækst): 13.000 / 15.600 ≈ 0,83 år, ca. 10 måneder
- Nettogevinst over 3 år: 3 × 15.600 − 13.000 = 33.800 kr.
Derudover mindskes risikoen for fejl i ferie, ATP og indberetning, og I får et system til tidsregistrering af daglig arbejdstid, som manuel løn sjældent opfylder.
Risici, der ikke står i regnestykket
- Fejl i første lønkørsel efter skiftet – især feriesaldi og akkumulerede beløb.
- Nøgleperson-risiko: Hvis kun én kan køre lønnen, er I sårbare ved sygdom og ferie.
- Binding: En lang binding hos den nye leverandør kan gøre næste skift dyrt.
- Prisstigning: En introrabat kan forsvinde efter år 1. Regn den med i fornyelsesberegneren.
Læs skift af lønsystem og migrering, før I sætter en startdato, og sammenlign over 3 år med TCO-metoden.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er en god tilbagebetalingstid?
Mange virksomheder accepterer 1–2 år for et skift af administrativt system. Er tilbagebetalingstiden over 3 år, bør I se på, om risikoen er det værd.
Skal vi medregne værdien af færre fejl?
Kun hvis I kan sandsynliggøre den, fx ud fra antal rettelser og renter det seneste år. Ellers så hold den ude og nævn den som en ekstra fordel.
Hvornår er det bedst at skifte?
Ved et naturligt brud – årsskiftet eller ferieårets start 1. september – og ikke midt i en periode med mange fratrædelser.
Kilder
- Skattestyrelsen – skat.dk — indberetning til eIndkomst ved skift af lønsystem
- Virk.dk — FerieKonto og ATP ved overførsel af data
- Retsinformation — arbejdstidsloven om tidsregistrering
