Skift af lønsystem eller lønbureau: timing, migrering af saldi og den første lønkørsel

Det sikreste tidspunkt at skifte lønsystem er ved et naturligt brud: 1. januar (nyt skatteår) eller 1. september (nyt ferieår) – og altid ved et månedsskifte. Det vigtigste er at få saldi og akkumulerede beløb med: ferie og feriefridage, fritvalg og SH, frikortforbrug, A-indkomst og AM-bidrag hidtil i året samt pensionsoplysninger. Planlæg mindst 6–8 uger fra underskrift til første rigtige lønkørsel, kør gerne én parallel lønkørsel, og sørg for, at data fra det gamle system kan gemmes i 5 år efter bogføringsloven og arbejdstidsloven. Et skift uden plan er den hyppigste kilde til lønfejl i de første måneder.

Guiden hører under lønfejl og officielle kilder.

Hvornår skal I skifte?

Tidspunkt	Fordele	Ulemper
1. januar	Ingen akkumulerede skattebeløb at overføre. Nyt ATP-år	Travl periode med årsafslutning
1. september	Nyt ferieår, enklere feriesaldi	Akkumulerede skattebeløb for januar–august skal med
Andet månedsskifte	Fleksibelt	Både ferie- og skattesaldi skal overføres
Midt i en måned	–	Frarådes: to lønsystemer i samme periode

Undgå perioder med mange fratrædelser, sæsonansættelser eller en overenskomstfornyelse.

Tidsplan (illustrativ)

Uge	Aktivitet
1	Underskrift, databehandleraftale, opsigelse af gammel løsning (tjek varsel)
1–2	Lønprofil, lønarter, overenskomst og pension sættes op
2–4	Migrering af stamdata og saldi, oplæring
5	Test af bank, økonomisystem, tidsregistrering
6	Parallel lønkørsel: samme måned i gammelt og nyt system
7	Afvigelser rettes
8	Første rigtige lønkørsel i det nye system

Husk, at opsigelsesvarslet hos den gamle leverandør kan betyde, at I betaler for begge i en periode. Regn dobbeltdriften med i tilbagebetalingsberegneren.

Data, der skal flyttes

Data	Hvorfor	Faldgrube
Stamdata	CPR, adresse, ansættelsesdato, stilling, afdeling	Fejl i timetal giver forkert ATP
Løn og lønarter	Grundløn, faste tillæg, personalegoder	Lønarter skal mappes til det nye systems lønarter
Ferie- og feriefridagssaldi	Ret til ferie og feriegodtgørelse	Optjent, afholdt og på forskud skal skilles ad
Fritvalg, SH og andre opsparinger	Overenskomstmæssige rettigheder	Saldi uden historik er svære at kontrollere
Akkumulerede beløb i året	A-indkomst, AM-bidrag, A-skat, frikortforbrug	Forkert skat, hvis de mangler
Pension	Ordning, satser, anciennitet	Satsskift efter anciennitet kan gå tabt
Bankoplysninger	Udbetaling	Ændringer bør verificeres
Indefrosne feriemidler	Forpligtelse over for Lønmodtagernes Feriemidler	Glemmes, fordi de ikke bruges i hver lønkørsel

Parallel lønkørsel

Kør den sidste måned i det gamle system og samme måned i det nye – uden at udbetale fra det nye. Sammenlign for hver medarbejder:

Bruttoløn og hver lønart.
AM-bidrag, A-skat og ATP.
Pension, fritvalg og ferie.
Nettoløn.

Tærskel (illustrativ): Afvigelser over 1 kr. pr. linje skal forklares. En afvigelse i A-skatten skyldes ofte manglende akkumulerede beløb eller et skattekort, der ikke er hentet.

eIndkomst, FerieKonto og NemRefusion ved skift

Det nye system skal indberette til eIndkomst fra den første periode, det kører. Afklar, hvem der indberetter den sidste periode i det gamle system.
Har den gamle løsning indberettet forkert, skal korrektioner laves dér – sørg for adgang efter skiftet.
Igangværende sygesager og refusionskrav i NemRefusion skal overdrages, så fristerne ikke glemmes.
Betalinger til FerieKonto eller feriekasse skal fortsætte uden afbrydelse.

Hvad skal gemmes fra det gamle system?

Data	Hvor længe	Hvorfor
Lønkørsler, lønsedler og posteringer	5 år efter regnskabsårets udløb	Bogføringsloven
Tidsregistreringer	5 år efter referenceperiodens udløb	Arbejdstidsloven § 4 b, stk. 3
Ferie- og saldohistorik	Så længe der kan rejses krav	Dokumentation ved tvister
Personalesager	Efter jeres sletteregler	GDPR – ikke længere end nødvendigt

Bed om en fuld eksport i et læsbart format (fx CSV og PDF) før opsigelsen træder i kraft. Se bogføringsloven og opbevaring og aftalevilkår om dataeksport.

Kommunikation til medarbejderne

Fortæl, hvornår lønsedlen kommer fra det nye system, og hvor de finder den.
Bed dem tjekke ferie- og fritvalgssaldi efter første lønkørsel.
Giv besked, hvis selvbetjening eller tidsregistrering skifter app.
Opdatér medarbejderinformationen om databehandling, hvis leverandør eller databehandling ændres.

Ofte stillede spørgsmål

Kan vi skifte lønbureau midt i året?

Ja, men så skal akkumulerede beløb og saldi overføres præcist. Et skift 1. januar er enklest.

Hvem betaler for migreringen?

Ofte jer selv – via et opstartsgebyr og egen tid. Spørg, om den nye leverandør kan importere en fil fra den gamle.

Hvad hvis den gamle leverandør ikke vil udlevere data?

Læs aftalens bestemmelser om dataeksport. Data om jeres medarbejdere er jeres som dataansvarlig, og leverandøren som databehandler skal efter databehandleraftalen slette eller tilbagelevere dem ved ophør.

Kilder

Skattestyrelsen – skat.dk — indberetning til eIndkomst og korrektioner
Virk.dk — FerieKonto, NemRefusion og Lønmodtagernes Feriemidler
Erhvervsstyrelsen — bogføringsloven og opbevaring
Retsinformation — arbejdstidsloven § 4 b