Bogføringsloven og løn: lønbilag, digital bogføring og hvad der skal gemmes i 5 år

Lønnen er en del af regnskabet. Efter bogføringsloven (lov nr. 700 af 24. maj 2022) skal lønposteringer kunne dokumenteres med bilag – lønkørselsrapporter, lønsedler og opgørelser – og regnskabsmaterialet skal opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, det vedrører. Samtidig skal tidsregistreringer gemmes i 5 år efter referenceperioden (arbejdstidsloven § 4 b), mens personalesager ikke må gemmes længere end nødvendigt efter GDPR. Et lønsystem skal kunne levere alle tre – og data skal kunne eksporteres, så I stadig har dem, hvis I skifter leverandør.

Guiden hører under lønfejl og officielle kilder. Den er generel information – tjek Erhvervsstyrelsens vejledning og tal med revisor.

Tre opbevaringsregler, der rammer lønnen

Ansættelsesbeviser, ferieopgørelser og aftaler om fx overført ferie bør gemmes, så længe der kan rejses krav – tal med jeres rådgiver om en konkret frist.

Hvad er et lønbilag?

For at en lønpostering i bogføringen kan dokumenteres, skal det fremgå, hvad den dækker. I praksis:

• Lønkørselsrapport pr. periode med bruttoløn, træk og nettoløn fordelt på lønarter.
• Posteringsjournal fra lønsystemet til økonomisystemet.
• Betalingsoversigt (nettoløn, A-skat og AM-bidrag, pension, FerieKonto).
• Lønsedler pr. medarbejder (kan ligge i lønsystemet).
• Opgørelser til samlet betaling, refusioner og feriepengeforpligtelse.

Spørg leverandøren: Kan alle rapporter genskabes for en periode 4 år tilbage? Kan de eksporteres som PDF eller fil? Hvad sker der med dem, hvis vi opsiger aftalen?

Digital bogføring – hvem er omfattet?

Bogføringsloven indfører krav om digital bogføring i et registreret eller et ikke-registreret system, der opfylder kravene. Ifølge Erhvervsstyrelsen gælder kravet:

Lønsystemet er ikke i sig selv et bogføringssystem, men lønposteringerne skal ende i det digitale bogføringssystem med bilag. Overførslen bør derfor være automatisk – se integrationer til økonomi, bank og NemKonto.

Valuta og udenlandske systemer

Bogføringsloven tillader bogføring i kroner, euro eller en anden relevant valuta, når omregningen kan dokumenteres. Faktureres lønsystemet i euro, skal kursen kunne dokumenteres. Se årlig betaling, moms og prisstigning.

Opbevaring hos leverandøren – eller hos jer?

Mange virksomheder regner med, at »det ligger i systemet«. Men:

• Opsiger I aftalen, kan adgangen ophøre efter en kort periode.
• Databehandleraftalen forpligter leverandøren til at slette eller tilbagelevere data ved ophør – ikke til at opbevare dem for jer i 5 år.
• Et lønbureau kan have egne regler for, hvor længe det gemmer jeres data.

Løsning: Aftal en eksport af lønkørselsrapporter, lønsedler, posteringer og tidsregistreringer før ophør – og gem dem sikkert hos jer selv. Se skift af lønsystem og migrering og aftalevilkår om dataeksport.

Sletning: modsatrettede regler

Bogføringsloven og arbejdstidsloven kræver opbevaring, GDPR kræver sletning, når formålet er opfyldt. Sådan får I det til at gå op:

1. Lav en sletteplan pr. datatype med frist og begrundelse.
2. Adskil regnskabsmateriale fra personalesager. En lønseddel er regnskabsmateriale, en udviklingssamtale er det ikke.
3. Slet automatisk, hvis systemet kan – ellers sæt en årlig påmindelse.
4. Dokumentér sletningen.

Regneeksempel: Regnskabsåret 2026 slutter 31. december 2026. Lønbilag for 2026 skal gemmes til og med 31. december 2031. En tidsregistrering for en 4-måneders referenceperiode, der slutter 30. april 2026, skal gemmes til 30. april 2031.

Kontrol og sanktioner

Erhvervsstyrelsen fører tilsyn med bogføringsloven, og overtrædelser kan straffes med bøde. Skattestyrelsen kan ved kontrol bede om dokumentation for løn, personalegoder og indberetninger. Manglende tidsregistrering kan give godtgørelse til medarbejderen og svække jeres position i en sag om overarbejde – se tidsregistrering.

Ofte stillede spørgsmål

Er lønsedler i e-Boks nok som bilag?

Lønsedlen er medarbejderens dokument. Virksomheden skal selv kunne dokumentere posteringen – typisk med lønkørselsrapporten fra systemet.

Skal vi gemme lønsedler på papir?

Nej. Bogføringsloven kræver sikker digital opbevaring for virksomheder omfattet af kravet om digital bogføring.

Hvor længe skal ansættelseskontrakter gemmes?

Der er ikke én fast frist. Gem dem, så længe der kan rejses krav efter ansættelsen, og slet derefter.

Kilder

• Erhvervsstyrelsen — bogføringsloven, digitale bogføringssystemer og frister
• Retsinformation — bogføringsloven (lov nr. 700 af 24. maj 2022) og arbejdstidsloven
• Datatilsynet — sletning af personoplysninger
• Skattestyrelsen – skat.dk — dokumentation ved skattekontrol