Fejl, skift, kontrakter og officielle kilder
Lønfejl, faldgruber og officielle kilder: hvor du tjekker reglerne for løn og HR
De faldgruber, der oftest koster penge ved lønsystemer og lønbureauer – og de officielle kilder, der afgør reglerne for løn og HR i Danmark.
De fleste dyre lønproblemer skyldes ikke softwaren, men fire mønstre: forkerte stamdata (timer, skattekort, lønarter), et skift af system uden korrekt overførsel af saldi, oversete frister (eIndkomst, NemRefusion, FerieKonto) og uklare kontrakter, hvor ingen ved, hvem der betaler for fejl. Reglerne afgøres altid af de officielle kilder – skat.dk, virk.dk, borger.dk og lovteksterne på retsinformation.dk – ikke af leverandørens hjælpesider. Denne guide samler faldgruberne og fortæller, hvor du finder det rigtige svar, og den linker til alle guides i kategorien.
Indholdet er generel information, ikke juridisk eller skattemæssig rådgivning.
Faldgruberne i overblik
| Faldgrube | Typisk konsekvens | Læs mere |
|---|---|---|
| Forkert timetal i stamdata | Forkert ATP og feriepenge | Typiske lønfejl og konsekvenser |
| Overset frist i NemRefusion | Tabt refusion | Samme guide |
| Skift midt i ferieåret uden saldi | Forkert ferie, frikort og fradrag | Skift af lønsystem og migrering |
| Ingen databehandleraftale eller for bred adgang | Brud på GDPR, risiko for sanktioner | GDPR for HR-data |
| Lønbilag og tidsregistrering slettes for tidligt | Mangler dokumentation ved kontrol | Bogføringsloven og opbevaring |
| Lang binding og ingen dataeksport | Dyrt og svært at skifte | Aftalevilkår, binding og ansvar |
Mønstre, der går igen
1. Det billige system, der blev dyrt: En virksomhed vælger det billigste lønprogram, men overenskomsttillæg og feriefridage skal beregnes i et regneark ved siden af. Den interne tid æder besparelsen, og fejlene opdages først ved en fratrædelse.
2. Skiftet i august: Et skift kort før ferieårets afslutning 31. august betyder, at feriesaldi skal overføres præcist i den mest komplicerede periode. Et skift ved 1. september eller 1. januar er enklere.
3. Lønbureauet, der ikke fik besked: En sygemelding meldes ikke til lønbureauet i tide, og fristen i NemRefusion overskrides. Aftalen siger, at virksomheden skal levere data, så bureauet hæfter ikke.
4. Den udenlandske HR-platform: En international platform er god til personaledata, men har ingen dansk lønmotor. ATP, FerieKonto og eIndkomst kræver en dansk lønpartner – og to aftaler.
5. Adgang for alle: Alle ledere kan se alle lønninger og sygefravær, fordi rollerne aldrig blev sat op.
Mønstrene er generelle og ikke beskrivelser af bestemte virksomheder eller leverandører.
Officielle kilder – hvem afgør hvad?
| Emne | Officiel kilde | Hvad du finder der |
|---|---|---|
| A-skat, AM-bidrag, eIndkomst, frister | Skattestyrelsen – skat.dk | Indberetning, fristkalender, skattekort, personalegoder |
| ATP og samlet betaling | Virk.dk og ATP | Gældende satser og opkrævning |
| FerieKonto og feriepenge | Virk.dk | Indberetning og betaling af feriegodtgørelse |
| Lønmodtagernes Feriemidler | Virk.dk | Opkrævning, indeksering og frivillig betaling |
| Sygedagpenge og refusion | Virk.dk – NemRefusion og kommunen | Anmeldelse og frister |
| Lovtekster | Retsinformation | Ferieloven, sygedagpengeloven, arbejdstidsloven, ansættelsesbevisloven, bogføringsloven, momsloven |
| Ansættelsesret og arbejdstid | Beskæftigelsesministeriet | Vejledninger og lovændringer |
| Arbejdsmiljø, hviletid | Arbejdstilsynet | Arbejdstid og hviletid |
| Databeskyttelse | Datatilsynet | Personoplysninger i ansættelsesforhold, databehandleraftaler |
| Bogføring | Erhvervsstyrelsen | Bogføringsloven og digitale bogføringssystemer |
| Medarbejderens side | Borger.dk | Ferie, ATP, sygedagpenge |
Sådan bruger du kilderne
- Find den gældende lovtekst på retsinformation.dk. Se efter statusfeltet »gældende« og den seneste lovbekendtgørelse (LBK).
- Læs myndighedens vejledning på skat.dk eller virk.dk for de praktiske regler og satser.
- Notér datoen, når du læser en sats eller frist. Satser for ATP og sygedagpenge ændres typisk ved årsskiftet.
- Spørg leverandøren, hvordan reglen er implementeret, og bed om dokumentation.
- Kontakt rådgiver ved tvivl: revisor, arbejdsgiverorganisation eller advokat.
Når der er gået noget galt
| Situation | Første skridt |
|---|---|
| Forkert løn udbetalt | Ret i næste lønkørsel eller lav en rettelseskørsel, og ret indberetningen til eIndkomst |
| Frist i NemRefusion overskredet | Kontakt kommunen straks og spørg til dispensation |
| Feriepenge betalt forkert | Kontakt FerieKonto eller feriekassen, og ret indberetningen |
| Sikkerhedsbrud med HR-data | Vurdér risikoen og anmeld om nødvendigt til Datatilsynet inden for 72 timer |
| Uenighed med leverandøren | Læs aftalens ansvarsbestemmelser, og dokumentér forløbet skriftligt |
Brug tjeklisten, før I vælger næste løsning.
Ofte stillede spørgsmål
Kan vi stole på leverandørens hjælpeartikler?
De er ofte gode til systemets funktioner, men den juridiske kilde er loven og myndighedernes vejledninger. Tjek datoen på hjælpeartiklen.
Hvor klager man over en lønleverandør?
Der er ikke en særlig klageinstans for B2B-softwareaftaler. Uenigheder løses efter aftalen og i sidste ende ved domstolene eller voldgift.
Hvem kontakter medarbejderen ved forkerte feriepenge?
Først arbejdsgiveren. Derefter FerieKonto eller feriekassen – og eventuelt sin fagforening.
Kilder
- Retsinformation — gældende love og bekendtgørelser
- Skattestyrelsen – skat.dk — løn, skat og moms
- Virk.dk — ATP, FerieKonto, NemRefusion og Lønmodtagernes Feriemidler
- Datatilsynet — databeskyttelse i ansættelsesforhold
